Inleiding

Als iemand overlijdt is er nog veel te doen buiten het organiseren van de eigenlijke begrafenis. Zo zijn er een aantal tijdgebonden wettelijke voorschriften bij het afhandelen van het nalatenschap van de overledene. Dit artikel heeft alleen betrekking op de wettelijke voorschriften in Portugal. Buitenlandse testamenten dienen in het land van opmaking en notarisering te worden afgehandeld. Het is niet gebruikelijk in Portugal een executeur testamentair of beheerder van de nalatenschap  aan te stellen. Indien er toch iemand is aangewezen, dan wordt dit door het gerecht wel geaccepteerd. Als er niemand is aangewezen, dan zal het gerecht het familiehoofd (Cabeça de Casal), meestal oudste zoon of dochter aanwijzen om de nalatenschap te beheren. De benoemingsprocedure van de opvolgend executeur wordt uitgebreid beschreven in de Portugese wet. Meer gedetailleerde informatie omtrent  Portugese testamenten en successierechten kunt u vinden in het artikel over Beheer van de nalatenschap.

Als u benoemd bent tot executeur testamentair, dient u de volgende stappen te ondernemen:

• Natuurlijk moeten eerst alle overgebleven minderjarige kinderen en/of huisdieren worden opgevangen
• Zorg dat u het testament krijgt en maak er kopieën van

·      Leg de akte van verdeling notarieel vast (Habilitaçao de Herdeiros)

• Spoor alle erfgenamen op en distribueer een kopie van het testament aan alle met naam genoemde erfgenamen
• Achterhaal wat het vermogen is, stel de waarde van het vermogen vast.
• Identificeer schulden en verplichtingen van het nalatenschap
• Betaal alle schulden af om boetes te vermijden
• Zeg alle diensten, lidmaatschappen en contracten die niet langer wenselijk zijn op
• Het paspoort ongeldig laten maken bij het consulaat
• Informeer de betreffende instanties zoals sociale verzekering, pensioenfonds, levensverzekeringen en zorg dat alle  uitstaande vorderingen worden geïnd.
• Retourneer alle Portugese persoonlijke papieren aan de betreffende authoriteiten, zoals Inwonerskaart (Cartão de Residençia) en Identiteitskaart
• Ontdoe u van (Verkoop) alle goederen die tot de nalatenschap behoren
• Verdeel de nalatenschap conform het testament
• Schrijf bedankkaarten

Opmerking:  De voorafgaande lijst in niet noodzakelijkerwijs samenhangend of in chronologische volgorde. Veel stappen kunnen tegelijkertijd worden ondernomen. Neem desalniettemin wel de tijdslimieten in acht m.b.t. het indienen van documenten.

Zorgen voor minderjarige nabestaanden en huisdieren

Verzeker u ervan dat minderjarige kinderen of afhankelijken worden opgevangen. Houd u er rekening mee dat het therapeutisch zinvol kan zijn minderjarigen en huisdieren bij elkaar te houden.

Als huisdieren niet kunnen worden ondergebracht bij familie of vrienden, dan kunnen ze of naar een dierenasiel of in slaap gebracht worden. Laat ze in geen geval op straat achter.

Kopieën van het testament verkrijgen

Als u er niet zeker van bent of er een testament in Portugal bestaat, check dan met de advocaat van de overledene of anders kunt u de informatie misschien bij het bureau van de burgerlijke stand (Conservótoria do Registo Civil) in Lissabon verkrijgen.  U dient dan wel het originele exemplaar van de overlijdensakte te overleggen (zie ook het onderdeel Testamenten in de bulletin “Beheer van het nalatenschap”).

Akte van verdeling (Habilitaçao de Herdeiros)

Nadat u een kopie van het testament heeft gekregen is het notarieel vastleggen van  de “Habilitação de Herdeiros”. Dit is een akte waarin de erfgenamen van de overledene worden benoemd.

Dit document wordt bij de notaris vastgelegd en heeft u nodig bij de Finanças (belastingdienst). Zorg dat u meerdere kopieën krijgt, aangezien deze worden gevraagd bij de bank en andere instanties. Om de "Escritura de Habilitação de Herdeiros" op te maken heeft de notaris het volgende nodig:

         i.      De overlijdensakte

        ii.      Het Portugese testament

       iii.   Kopieën van het trouwboekje (indien relevant) en de geboorteakte en ook geboorteaktes van de zonen en dochters.

     iv.    Een certificaat van het consulaat waarin wordt bevestigd dat het testament wettelijk geldig is in het thuisland van de overledene.

De Escritura moet door 3 getuigen ondertekend worden.

Na dit kunnen de erfgenamen hun “partilha” (aandeel) opvragen. Dit kan buiten het gerecht om, aangenomen dat alle partijen akkoord gaan met de verdeling van de nalatenschap, anders zal het toch door de rechter beslist moeten worden. Een kopie van de overlijdensakte moet bij de Belastingdienst binnen 30 dagen na overlijden worden ingedient als er sprake is van vermogen in Portugal. Een lijst van dat vermogen  moet door het familiehoofd “Cabeça de Casal”  binnen 60 dagen worden ingediend.

Opsporen van vermiste begunstigden.

Het is de verantwoordelijkheid van de beheerder om alle personen genoemd in het testament op te sporen en te waarschuwen. In het algemeen is het wel bekend waar familieleden zich bevinden, maar met de huidige neiging om te verkassen naar betere klimaten en andere werkomgeving, kan het voorkomen dat het adres niet bekend is. Vaak wordt een oude vriend van de overledene, die niet bekend is bij andere familieleden, voorgedragen als begunstigde. Desondanks moeten alle redelijke stappen worden ondernomen die persoon te vinden.

D.m.v. een grondige doorzoeking van de persoonlijke papieren van de overledene, dagboeken en zelfs oude verjaardagskaarten kunnen helpen een adres te vinden. Sommige bekende vrienden van buiten de familiekring kunnen misschien ook van dienst zijn.

In landen waar het gebruikelijk is bij de lokale instanties te registreren (Freguesia, bureau van het bevolkingsregister, bijvoorbeeld), zullen zulke instanties normaalgesproken een brief doorsturen als de betreffende persoon geregistreerd staat. Ook kan het plaatsen van een advertentie in een plaatselijke krant waar de persoon verondersteld wordt te wonen, resultaten opleveren

Mochten al deze pogingen nu niets uithalen, dan kan de beheerder overwegen een commerciële organisatie in te schakelen om de zoektocht voort te zetten. Dit soort organisaties bestaan in de meeste westerse landen. 

De kosten voor advertenties, korrespondentie en opsporingsbureau’s m.b.t. tot het zoeken van de vermiste begunstigde, kunnen worden afgetrokken van het aandeel dat de begunstigde in het nalatenschap. Alle afschriften van de ondernomen poging om de begunstigde te vinden dienen te worden bewaard als bewijs. Als de begunstigde niet gevonden wordt, moet zijn/haar aandeel in de nalatenschap voor een redelijke periode bij de beheerder in bewaring blijven, in afwachting van de mogelijke verschijning van de betreffende persoon.

Achterhaal wat het vermogen is en stel de waarde vast

Het is nodig om de waarde van de nalatenschap te weten alvorens het kan worden uitbetaald aan de begunstigden. Dit moet zo grondig mogelijk worden onderzocht. Het is beter teveel details te verstrekken dan te weinig.

De waardebepaling van alle bezittingen is nodig per de sterfdatum.

De gebruikelijke boedelbestanddelen, zoals bank- of bouwspaarfondsen en beursgenoteerde aandelen zijn makkelijk te waarderen. Anderen, zoals land, bedrijfsaandelen en antiek, kunnen lastiger zijn. Misschien is het nodig vakkundige hulp in te schakelen bij het vaststellen van de waarde. Met name als u successierechten verschuldigd bent (bij begunstigden die niet tot de familie behoren kan dit vermeld staan in het testament). Houd er rekening mee dat de verzekeringswaarde vaak hoger ligt (nieuwwaarde) dan de verkoopwaarde, dus kunt u deze beter niet voor de waardebepaling gebruiken.

Als de overledene aandelen had in een (of meerdere) trustmaatschappij(en) dan dient u kontakt op te nemen met de beheerder van de trustmaatschappij om de waarde van de aandelen op te vragen.

De bij het gemeenteregister vastgestelde waarde  kunt u voorlopig gebruiken voor de waardebepaling van het onroerend goed. Mocht het worden verkocht, dan moet de actuele verkoopprijs vermeld worden in het vermogen van de nalatenschap. Voertuigen kunnen worden gewaardeerd aan de hand van het Guia da Automovel Boekje, verkrijgbaar bij elke krantenhandelaar.

Veel bedrijven hebben voor hun medewerkers, die nog in dienstverband zijn op het  moment van overlijden, een levensverzekering afgesloten, die voor een aantal jaren een salaris garanderen. Check bij het bedrijf of de overledene nog werkzaam ten tijde van overlijden.

Als er niets is vastgelegd omtrent het vermogen door de overledene, dan kunt u het beste met iedere organisatie waar de overledene mogelijk aandelen heeft kontakt opnemen Loop alle bankafschriften na voor regelmatige stortingen (annuïteiten, dividenten, enz.), werkgevers of ex-werkgevers (voor mogelijke pensioensrechten of aandelen die nog uitbetaald moeten worden) en kijk de korrespondentie van de overledene na of er nog vorderingen geïnd moeten worden.

Identificeer schulden en verplichtingen van het nalatenschap

Stel alle schulden en verplichtingen vast en zorg dat alles wordt afbetaald, zodat u straks niet voor verrassingen komt te staan wegens onverwachte claims of boetes voor te late betaling.

Als verzuimd wordt schulden te betalen door de gevolmachtigde vertegenwoordiger van de erflater, kan de gevolmachtigde persoonlijk verantwoordelijk gesteld worden voor elk verlies dat een krediteur of begunstigde.

In de papieren van de overledene moeten alle schulden en verplichtingen die op de sterfdatum uitstaan identificeerbaar zijn. Bankafschriften met regelmatige betalingen kunnen daarbij ook behulpzaam zijn. Steeds terugkerende betalingen, zoals van nutsbedrijven, huur, gemeentebelasting en creditcards, moeten gemakkelijk te vinden zijn in de papieren van de overledene. Houd de inkomende post in de gaten, omdat sommige rekeningen misschien nog onderweg zijn.

Als alle uitstaande rekeningen betaald zijn, kunt u het beste alles opzeggen. Zoals bijvoorbeeld abonnementen, lidmaatschappen, automatische betalingen aan nutsbedrijven, tijdschriften, verzekeringen e.d. kunt u het beste z.s.m. opzeggen..

Het plaatselijke belastingkantoor moet ook zo snel mogelijk worden benaderd om u ervan te verzekeren dat er geen belastingen uitstaan die nog betaald moeten worden. Misschien is er zelfs belastingteruggave ten gunste van de nalatenschap.

Het paspoort ongeldig laten maken bij het consulaat in kwestie

In het algemeen zijn paspoorten eigendom van de staat die het uitgegeven heeft en moet daarom het paspoort van de overledene ongeldig gemaakt worden (en soms geretourneerd) via het consulaat, om potentieel misbruik te voorkomen. Check met het consulaat of de ambassade van de overledene, welke stappen u moet ondernemen. Als het lichaam echter gerepatrieerd moet worden, moet het paspoort meereizen met het lichaam, samen met de overlijdensakte en andere verschepingsdocumenten, waarna het weer wordt teruggestuurd naar de authoriteiten en ongeldig verklaard.

Informeer het ziekenfonds, pensioenfonds en levensverzekeringen en zorg dat uitstaande gelden worden geïnd

Houd er rekening mee dat sommige pensioenfondsen en annuïteiten (lijfrentes) maar voor een korte tijd uitbetalen na het overlijden of in gereduceerde vorm worden doorbetaald aan de partner van de overledene.

Verzamel en sorteer andere persoonlijke documenten van de overledene. 

Hieronder verstaan we: paspoort, rijbewijs, credit cards, lidmaatschapskaarten, sociale verzekeringskaart, medische kaarten en inwonerskaart. Sommige kaarten zijn eigendom van de uitgever en moeten worden geretourneerd of vernietigd.

Retourneer alle Portugese persoonlijke papieren aan de betreffende authoriteiten

De beheerder is verantwoordelijk voor het retourneren van bepaalde documenten aan de betreffende authoriteiten. Namelijk:

De sociale verzekeringskaart (Cartão Credencial) moet samen met een kopie van de overlijdensakte naar de Segurança Social in Faro (Relacções Internationais) worden gestuurd.

Sinds februari 2006, moet de Inwonerskaart van de overledene  met een kopie van de overlijdensakte naar het SEF kantoor worden gestuurd of gebracht. Vanwege de verandering in de EU-wetgeving betreffende inwoning zal in de loop van 2006 deze procedure waarschijnlijk veranderen. 

Verkoop van onroerend goed en vermogensbeheer

Als bezit wordt verkocht, dan moet de gevolmachtigde een zo goed mogelijke prijs realiseren. Houd er rekening mee dat het onroerend goed daadwerkelijk eigendom was van de overledene.

Er zijn wettelijk voorgeschreven regels omtrent verkoop of opruimen van meubels, gaskachels en electrische apparatuur. Als de juiste veiligheidsbewijzen niet aanwezig zijn, kan de gevolmachtigde de opruiming het beste overlaten aan een deskundige. Het kan zelfs strafbaar zijn de goederen weg te geven.

Elk huis of terrein moet natuurlijk eerst professioneel worden geëvalueerd om de juiste prijs te bepalen. Vraag eerst om een prijsopgaaf voor u zich laat vertegenwoordigen bij de verkoop van het huis door een makelaar, advocaat of notaris  

Begrafeniskosten

Het is erg belangrijk 2 kwitanties te vragen voor gemaakte kosten bij de begrafenisondernemer. Beiden moeten zijn ondertekend door de begrafenisondernemer op het moment van betaling. De originele kwitantie heeft u nodig voor de belastingdienst en de kopie moet u meenemen naar de notaris van de begrafenisondernemer om te laten waarmerken. De gewaarmerkte kopie heeft u nodig voor de Subsídio de Funeral.

Bankrekeningen

Als de overledene een persoonlijke bankrekening heeft, zal de bank volgens de wet de bankrekening bevriezen zodra bekend is dat de bankrekeninghouder is overleden. In het algemeen zijn banken niet zo ijverig met actie ondernemen. Als de overledene cheques heeft uitgeschreven voor zijn/haar dood dienen die zo snel mogelijk na het overlijden door de nabestaanden worden geincasseerd of voordat de bank van de dood verneemt. Het geld kan op rekening van de nabestaanden worden bijgeschreven.

Als de bankrekening op beider naam staat, wordt het gedeelte van de overledene bevroren, omdat de successierechten daarop van toepassing kunnen zijn.

Mocht de bank lucht krijgen van het overlijden van één van de cliënten, zal normaal gesproken de rekening worden bevroren en geplaatst worden onder "Contensioso" (omstreden). De nabestaanden dienen de overlijdensakte (certidão de óbito) aan de bank te overhandigen, waarop het vervolgens niet meer als Contensioso wordt bestempeld.

Successierechten  (Imposto Sucessório)

Na het overlijden is het van belang een kopie van de overlijdensakte te overleggen bij het plaatselijke belastingskantoor van het Ministério de Finanças, het dichtst bij de woonplaats van de overledene, binnen 30 dagen na de sterfdatum indien de erfgenamen in dezelfde Concelho als de overledene wonen; binnen 60 dagen als de erfgenamen in Portugal wonen, maar in een andere Concelho; binnen 90 dagen als de erfgenamen op Madeira of de Azoren wonen en de registratie op het vaste land moet plaatsvinden of vice versa; binnen 180 dagen als de erfgenamen in het buitenland wonen. Na het registreren van het overlijden, hebben de erfgenamen nog eens 60 dagen om de Relação de Bens (overzicht van alle boedel-bestanddelen) te presenteren. De Relação de Bens moet alle boedel-bestanddelen in Portugal bevatten. Verlenging is mogelijk, mits de inschrijving binnen de officiele tijdslimiet (zoals boven vermeld) is gedaan. Voor de Relação de Bens verlangd de belastingdienst de volgende documenten (waarschijnlijk willen ze alleen de kopieën, maar willen ze wel de originelen zien):

         i.      Identeitskaart of paspoort van de direkte erfgenamen

        ii.      Een geboorte akte indien er kinderen zijn

       iii.      Trouwakte van de partner en van getrouwde erfgenamen

     iv.      Adressen van alle erfgenamen

      v.      Belastingnummer van de erflater en alle erfgenamen

     vi.     Het belastingregistratieboekje (Carderneta Predial) in het geval de erflater onroerend goed bezat

    vii.      Akte van verdeling (Habilitação de Herdeiros)

Successierechten (Imposto Sucessório) kunnen betaald worden over de nalatenschap door begunstigden die niet bij de familie behoren. Er is een aantrekkelijke korting bij onmiddelijke betaling. Anderzijds is betaling in termijnen van  6 maanden. De eerste termijn is gerelateerd aan roerende goederen, zoals meubels, voertuigen, enz. die daarna vrij komen voor distributie volgens het testament. Over het onroerend goed mag  pas volgens het testament worden beschikt nadat de successierechten volledig zijn betaald. Onroerend goed wordt getaxeerd op de waarde die bij de belastingdienst geregistreerd staat volgens de gegevens uit het kadaster (Gabinete Predial), terwijl roerend goed doorgaans door de nabestaanden wordt gewaardeerd.

Verzekeringen

Polissen verschillen met betrekking tot dekkingen volgend op een overlijden. In het geval van zelfmoord zijn er geen vaste regels m.b.t. uitbetaling van levensverzekeringen door verzekeringsmaatschappijen. De meeste verzekeringsmaatschappijen zullen zelfmoord echter niet bestraffen, mits de verzekerde de polis in goed vertrouwen en minimaal 2 jaar ervoor heeft afgesloten. Premies moeten worden geretourneerd indien de zelfmoord binnen 2 jaar na afsluiting van de polis heeft plaatsgevonden. Tenminste één grote Portugese maatschappij zal de polisverplichtingen nakomen bij een zelfmoord binnen 1 jaar na afsluiting. Als zelfmoord een rationeel gevolg is van een ongeneeslijke ziekte en de persoon het proces van de ongeneeslijke ziekte wilde versnellen, zal de verzekeringsmaatschappij niet graag als onrechtvaardig en gemeen willen worden aangezien.

Uitbetaling van een levensverzekeringspremie wordt doorgaans na gerechtelijke verificatie van het testament worden gedaan, maar sommige maatschappijen zullen tot betaling van een klein bedrag overgaan nadat het bewijs van overlijden is geleverd. Dit kan goed van pas komen als tegemoetkoming in de begrafeniskosten en kosten die worden gemaakt bij het afhandelen van de nalatenschap.  Afhankelijk van de omstandigheden kan het de moeite waard zijn voor de nabestaanden om een tegemoetkoming in betaling van de verzekering direkt na het overlijden na te streven.